قابلیت به اشتراک گذاری فایل در Google Drive یک راه بسیار مناسب و عالی برای مشتریان یک مجموعه می باشد تا بتوانند بدون دانلود فایل ها از آن ها استفاده نمایند.
براساس اعلام Google برای فعال سازی این قابلیت نیاز به فعال سازی اکانت G Suit می باشد ( البته برای کاربران به اشتراک گذاشته شده نیازی به تهیه این اکانت نیست).
نحوه تنظیم زمان انقضا برای فایل های به اشتراک گذاشته شده
1 . از طریق G Suit اکانت خود وارد Google Drive شوید و روی فایل مورد نظر گزینه Share را انتخاب نمایید.
2 . آدرس ایمیل کاربرانی که می خواهند به فایل دسترسی داشته باشند را در این قسمت وارد نمایید و روی گزینه Send کلیک کنید. کاربران با آدرس جیمیل بصورت اتوماتیک می توانند به فایل دسترسی داشته باشند و کاربران با نوع های دیگر ایمیل نیز یک لینک مستقیم برای دسترسی به فایل برای آن ها ارسال می شود.
3 . حال مجدد روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و Share انتخاب میکنیم.
4 . در این قسمت روی گزینه Advanced کلیک میکنیم.
5 . هم اکنون در کنار اسم هر کاربر یک آیکن تایمر اضافه می شود که می شود مدت زمان انقضا برای کاربر تعیین کرد
6 . در قسمت Access Expires می توان مدت زمان انقضا را از میان زمان های موجود انتخاب کرد.
7 . با انتخاب Custom Date می توان زمان دقیق انقضا را روی تقویم گوگل مشخص کرد.
8 . مرحله آخر گزینه Save Changes را برای ذخیره موارد کلیک میکنیم.
به صورت پیش فرض کاربران اجازه دانلود ، کپی و پرینت اطلاعات را دارند که بهترین راه این است که با ایجاد سطح دسترسی های مختلف بتوان امنیت اطلاعات را تا حد زیادی تضمین کرد.
